Teknologi informasi sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan
sistem informasi suatu organisasi yang tangguh dan mampu melahirkan
keunggulan kompetitif di tengah persaingan yang semakin ketat dewasa
ini. Investasi di bidang teknologi informasi dalam suatu organisasi
umumnya dimaksudkan untuk memberikan kontribusi terhadap kinerja
individual anggota organisasi dan institusi.
Teknologi adalah suatu jaringan computer yang terdiri atas berbagai komponen pemrosesan informasi yang menggunakan berbagai jenis hardware, software, manajemen data, dan
teknologi jaringan informasi. Menurut Aji (2005:6) informasi adalah data
yang terolah dan sifatnya menjadi data lain yang bermanfaat dan biasa
disebut informasi.
Pemanfaatan teknologi merupakan manfaat yang diharapkan oleh pengguna
sistem informasi dalam melaksanakan tugasnya atau perilaku dalam
menggunakan teknologi pada saat melakukan pekerjaan. Pengukurannya
berdasarkan intensitas pemanfaatan, frekuensi pemanfaatan, dan jumlah
aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan. Pemanfaatan teknologi
informasi yang tepat dan didukung oleh keahlian personil yang
mengoperasikannya dapat meningkatkan kinerja perusahaan maupun
kinerja individu yang bersangkutan.
faktor-faktor yang mempengaruhi penerapan teknologi
informasi adalah faktor sosial, affect, kompleksitas, kesesuaian tugas,
konsekuensi jangka panjang, dan kondisi yang memfasilitasi pemanfaatan
teknologi informasi:
1.faktor social merupakan internalisasi kultur subjektif kelompok dan persetujuan
interpersonal tertentu yang dibuat individual dengan yang lain dalam
situasi sosial tertentu.
2.Affect (perasaan individu) dapat diartikan bagaimana perasaan individu
atas pekerjaan, apakah menyenangkan atau tidak menyenangkan, rasa
suka atau tidak suka dalam melakukan pekerjaan individual dengan
menggunakan teknologi informasi
3.Kesesuaian tugas dan teknologi dipengaruhi oleh interaksi antara
karakteristik individu pemakai, teknologi yang digunakan, dan tugas yang
berbasis teknologi.
4.Konsekuensi jangka panjang diukur dari output yang dihasilkan apakah
mempunyai keuntungan pada masa yang akan datang, seperti peningkatan
fleksibilitas dalam perubahan pekerjaan atau peningkatan kesempatan
untuk pekerjaan yang lebih baik.
5.Dalam konteks pemanfaatan teknologi informasi, kondisi yang mefasilitasi
dapat dimasukkan sebagai faktor yang mempengaruhi pemanfaatan
teknologi informasi.
6.Kompleksitas didefinisikan sebagai tingkat inovasi yang dipersepsikan
sesuatu yang relatif sulit untuk dimengerti dan digunakan.
Semakin kompleks inovasi yang dilakukan semakin rendah tingkat
penerimaan.
Dalam menjalankan dan menggunakan sistem informasi, pemahaman mengenai teknologi informasi juga penting. Para pemakai (user) perlu mengetahui dan memahami teknologi informasi yang digunakan perusahaan dalam sistem informasinya, dengan pemahaman yang baik dari user atas TI diharapkan akan membuat seorang user berpartisipasi lebih terhadap sistem informasi sehingga kinerja sistem informasi dan manfaat sistem informasi perusahaan tersebut akan memenuhi harapan dari tujuan perancangannya.
Berdasarkan aspek perilaku maka dapat diduga bahwa kinerja atau kesuksesan penerapan sistem informasi akan dipengaruhi oleh perilaku dari pemakai sistem informasi tersebut. Perilaku pemakai sistem dapat berupa partisipasi dalam pengembangan sistem informasi. Partisipasi pemakai dianggap mempengaruhi kinerja sistem informasi karena partisipasi merupakan bentuk keterlibatan langsung pemakai terhadap sistem yang diterapkan, dengan partisipasi diharapkan pemakai lebih memahami sistem yang diterapkan. Apabila pemakai lebih paham sistem yang digunakan maka pemakai akan merasa lebih memiliki sistem yang digunakan itu sehingga mereka dapat menggunakan sistem dengan baik, dan diharapkan kinerja sistem juga baik. Pemahaman user terhadap TI dapat ditingkatkan dengan diadakannya pelatihan (training). Dengan pemahaman yang baik dari user, arus informasi pun akan tersampaikan dan dapat diinterpretasikan dengan baik.
Referensi:
1.Agus Swidarmayana, I Kade. 2006. “Analisis Faktor-Faktor yang
Berpengaruh Penggunaan Teknologi Sistem Informasi serta Pengaruh
Penggunaan Teknologi Sistem Informasi terhadap Kinerja Chief
Accounting pada Perusahaan Cargo di Denpasar”. Skripsi Fakultas
Ekonomi, Universitas Udayana, Denpasar.
2.Aji Supriono. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Semarang : Salemba
Infotik.
3.Indra Bastian, H.M. 2001. Akuntansi Sektor Publik di Indonesia.
Yogyakarta: BPFE.
4.Mohamad Mahsun. 2006. Pengukuran Kinerja Sektor Publik. Edisi Pertama.
Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.
5.Mohamad Soharno. 2005. “Analisis Faktor-Faktor yang Berpengaruh
Penggunaan Teknologi Sistem Informasi serta Pengaruh Penggunaan
Teknologi Sistem Informasi terhadap Kinerja Chief Accounting Biro
Perjalanan Wisata di Bali ”. Skripsi Fakultas Ekonomi, Universitas
Udayana, Denpasar.
6.Nata Wirawan, I G. 2002. Statistik 2 (Statistik Inferensial) untuk Ekonomi
dan Bisnis. Edisi Kedua. Denpasar : Kraras Mas.
7.O’Brien, James A. 2006. Pengantar Teknologi Sistem Informasi Perspektif
Bisnis dan Manajerial. Jakarta : Salemba Empat.
8.Salim, Peter dan Yenny Salim. 1995. Kamus Bahasa Indonesia
Kontemporer. Jakarta: Modern English Press.
9.Salman Jumaili. 2005. ”Kepercayaan terhadap Teknologi Sistem Informasi
Baru dalam Evaluasi Kinerja Individual”. Kumpulan Materi Simposium
Nasional Akuntansi VIII. Solo, 15 – 16 September 2005.
10.Tjhai Fung Jin. 2003. “Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Pengaruh Pemanfaatan
Teknologi Informasi terhadap Kinerja Akuntan Publik”. Jurnal Bisnis
dan Akuntansi, 5(1):1 – 26.
11.Kadir, A. (2003). Pengenalan sistem informasi. Yogyakarta: Andi.
12.Kadir, A & Triwahyuni, T.C. (2003).Pengenalan teknologi informasi,
Yogyakarta: Andi.
Loebbecke, A. et al. (2003). Auditing and assurance service, an integrated
approach, 9th edition. New Jersey:
13.Prentice Hall. Mukhtar, A.M. (1999). Audit sistem
informasi. Jakarta: Rineka Cipta.
14.Mulyadi, (2002). Auditing, buku 1. Jakarta: Salemba Empat.
15.Soemarso, S.R. (2003). Akuntansi suatu pengantar jilid 1 dan 2. Jakarta: Salemba
Empat.
16.Sutabri, T. (2004). Analisa sistem informasi. Yogyakarta: Andi.
17. Sutanta, E. (2005). Pengantar teknologi informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
18. http://ejournal.unud.ac.id/abstrak/ok%20wijana%20ap.pdf
19. http://www.jurnalskripsi.com/pengaruh-partisipasi-pemakai-dalam-pengembangan-sistem-informasi-terhadap-kinerja-sistem-informasi-dengan-pemahaman-teknologi-informasi-ti-sebagai-variabel-moderasi-studi-kasus-pada-pln-apj-malang-pdf.htm
20. http://jurnal.unikom.ac.id/ed9/04-Supriyati.pdf
Minggu, 09 Agustus 2009
IS development & outsourcing
Pemanfaatan teknologi informasi manjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindarkan oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk mjenunjang suksesnya sebuah bisnis. Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya informasi biasanya disebut dengan Sistem Informasi Sumber daya Informasi (Information Resources Information System).
Sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersubut.
Proses ini harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, diamna, bagaimana, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akakn dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan.
Faktor yang paling penting didalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Sumber daya Informasi yang akan dipergunakan, hal ini berarti kita menetukan bagaimana bentuk sistem yang dibutuhkan, dalam arti kata kebutuhann akan perangkat keras, perangkat lunak dan pelaksana serta SOP (Standard Operating Procedures) yang akan dipergunakan. Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya :
1. System Development Life Cycle (SDLC)
Digunakan untuk menjelaskan siklus kehidupan suatu system informasi (Hoffer and Valavicich, 2002). Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001).
2. Prototyping
Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan tekkik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar.
3. Rapid Application Development
Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.
4. Object Oriented Analysis and Development
Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.
Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, permasalahn dan tantangan yang sering muncul adalah siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Di sini, pihak perusahaan dihadapkan pada beberapa alternatif yaitu (Kaplan, 1995) :
1. Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah :
oTerbatasnya pelaksana sistem informasi
oKemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
oBeban kerja pelaksana sistem informasi
oMasalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
2. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi
Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Adapun tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :
oIdentifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
oAnalis sistem
oMengembangkan permohonan suatu proposal
oEvaluasi proposal
oPemilihan vendor
3. Meminta orang lain untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi.
Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :
oMasalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
oMasalah kinerja sistem informasi
oTekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
oPenyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
oMasalah keuangan perusahaan
oBudaya perusahaan
oTekanan dari pelaksana sistem informasi.
4. End User Development
Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan alternatif ini adalah kemampuan yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi. Pelaksana harus mengembangkan sendiri aplikasi yang mereka butuhkan seperti menggunakan Microsoft Excell dan Microsoft Access. Manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :
oPenghematan biaya
oWaktu pengembangan sistem informasi yang singkat
oMudah untuk melakukan modifikasi
oTanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
oMengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.
Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif pengembangan sistem informasi sumber daya informasi dipilih sebagai alternatif yang paling sesuai untuk diterapkan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak usah terlalu dipusingkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan.
Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya desebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.
Beberapa permasalahan yang sering timbul dengan dipilihnya outsourcing adalah perusahaan menghadapi keresahan terhjadap karyawan, khususnya adanya rasa takut kehilangan pekerjaan yang dihadapai oleh karyawan yang sering memicu terjadinya kemaraha yang pada akhirnya akan mengganggu moral bekerja mereka, sehingga pihak manajemen perlu mengkomunikasikannya secara baik dan berterus terang atas apa yang sedang dihadapi perusahaa dan kenapa diambil langkah-langkah outsourcing.
Untuk menjaga terjadinya keresahan karyawan, proses outsourcing beberapa perusahaan membuat langkah transisi untuk meniolong karyawan, misalnya jauh sebelum outsourcing diputuskan maka secara rinci dikomunikaxsikan dalam beberapa pertemuan untuk staff di bagian IT, sehingga ketika outsourcing diberlakukan para staff mengerti benar betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan, mereka di dorong untuk memperoleh keahlian baru dibawah inisiatif perusahaaan yang dikenal dengan moto ”Know IT Now or No It”
Berbagai pertimbangan yang mendorong penulis untuk memilih Outsourcing sebagai alternatif terbaik dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi adalah sebagai berikut :
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan
4. Faktor waktu/kecepatan
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.
Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain :
o Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)
o Kemampuan teknis
o Kemampuan keuangan
o Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.
Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru.
Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor mediasi yang besar, yaitu struktur organisasi, SOP (Standard Operating Procedures), politik, kultur, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen. Para manajer harus waspada karena sistem informasi mampu mengubah kehidupan organisasi. Sistem informasi tidak bisa sukses merancang sistem baru atau memahami sistem yang sudah ada tanpa memahami organisasi. Para manajer perlu memutuskan sistem apa yang akan dibangun, apa yang akan dikerjakannya, serta bagaimana pengimplementasiaannya.
Secara umum, studi tentang sistem informasi dapat dibagi kedalam dua pendekatan, yakni pendekatan teknis dan pendekatan behavioral. Disebut pendekatan teknis ketika sistem informasi menekankan model berbasis matematika untuk mempelajari sistem informasi, seperti halnya teknologi fisik dan kemampuan formal dari sistem ini. Sedangkan pendekatan behavioral lebih menekankan pada isu perilaku yang muncul dalam pengembangan pemeliharaan sistem informasi jangka panjang. Isu-isu seperti strategi pengintegrasian bisnis, desain, implementasi, pemanfaatan, dan manajemen tidak bisa diselidiki dengan memakai model yang digunakan dalam pendekatan teknis. Definisi teknis dan behavioral dalam organisasi sebenarnya tidaklah saling kontradiksi. Sebaliknya, masing-masing saling melengkapi.
Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaiman beribu-ribu perusahaan dalam pasar kompetitif mengkombinasi modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi, sementara model behavioral membawa kita masuk ke dalam masing-masing perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kinerja internal perusahaan.
Sistem informasi itu sendiri pada dasarnya adalah sistem sosioteknis, yaitu sistem yang mengkombinasikan teori-teori pengetahuan komputer, pengetahuan manajemen, dan operasi riset dengan suatu orientasi praktis ke arah pengembangan solusi sistem atas permasalahan nyata dan mengelola sumber-sumber teknologi informasi, serta isu-isu perilaku yanng melingkupi pengembangan, penggunaan, dan dampak sistem informasi yamg disebabkan oleh sosiologi, ekonomi, dan psikologi.
Mengadaptasi sudut pandang sistem sosioteknis membantu mencegah pendekatan dilakukan hanya semata-mata dari sisi pendekatan teknis atas sistem informasi. Sebagai contoh fakta bahwa teknologi informasi dengan cepat menekan biaya dan meningkatkan kekuatan perusahaan tidak perlu diartikan sebagai peningkatan produktivitas dan keuntungan akhir. Mengoptimalkan kinerja sistem secara keseluruhan, baik komponen teknis maupun komponen perilaku perlu diperhatikan. Hal ini berarti teknologi harus diubah dan dirancang sedemikian rupa agar sesuai dengan kebutuhan individu dan organisasi.
Oleh karena itu, alternatif yang sesuai untuk diterapkan bagi tiap perusahaan tentunya berbeda-beda. Satu hal yang perlu diperhatikan ketika kita memilih alternatif terbaik adalah pengimplementasian suatu sistem informasi tidak hanya tergantung pada biaya dan waktu, akan tetapi pengguna dari informasi itu sendiri juga merupakan faktor signifikan dalam pemilihan sistem informasi.
Para manajer tidak bisa mengabaikan sistem informasi sebab sistem informasi memainkan peran penting dalam organisasi kontemporer. Dewasa ini sistem secara langsung mempengaruhi bagaiman para manajer membuat keputusan, merencanakan, dan menngatur karyawan mereka. Disamping itu, sistem juga terus membentuk apa, dimana, bilamana, dan bagaimana produk diproduksi. Oleh karena itu, tangguing jawab terhadap sistem tidak bisa didelegasikan oleh para manajer ke orang lain yang hanya bertugas membuat keputusan teknis.
End User Development, dapat menjadi alternatif yang paling sesuai dalam pengembangan sistem informasi. Kekuatan alternatif ini adalah loyalitas dan pengetahuan pelaksana benar-benar dapat dipertanggungjawabkan sedangkan manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :
o Penghematan biaya
o Waktu pengembangan sistem informasi yang singkat
o Mudah untuk melakukan modifikasi
o Tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
o Mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.
Dengan End User Development, sistem informasi dapat dikembangkan sendiri oleh pihak internal perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan organisasi, selain itu mereka juga memahami permasalahan-permasalahan yang terkait dengan organisasi dan dapat menyediakan informasi apa saja yang dibutuhkan untuk memberikan solusi dari permasalah tersebut, hal ini tidak kita dapatkan ketika kita menggunakan outsourcing dalam pengelolaan sistem informasi, karena pengelola informasi adalah pihak eksternal yang kurang bahkan tidak peka terhadadap kondisi terkini perusahaan.
Referensi:
1.Chiles, T. and J. McMackin. (1996). “Integrating Variable Risk Preferences, Trust, and Transaction Cost Economics,” Academy of Management Review, 21, 1, pp. 73-99.
2.Jones, G. R. and C. W. Hill. (1988). “Transaction Cost Analysis of Strategy–Structure Choice,” Strategic Management Journal, 9, pp. 159-172.
3.Klepper, R. and W. O. Jones. (1998). Outsourcing Information Technology, Systems, and Services,Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.
4.Goodhue, D.L., L.J. Kirsch, J.A. Quillard and M.D. Wybo (1992b) “Strategic Data Planning:
Lessons from the Field”, MIS Quarterly (16)1, pp. 11-34.
5.Truman, G.E.(2000), “Integration in Electronic Exchange Environments”, Journal of MIS (17)1,pp. 209-244.
6.Wixom, B.H. and H. J. Watson (2001) “An Empirical Investigation of the Factors Affecting Data Warehousing Success”, MIS Quarterly (25)1, pp. 17-41.
7.Chen, Y.C. and Perry, J. (2003). “IT Outsourcing: A Primer for Public Manager”, http://www.businessofgovernment.org.
8.Currie, W.L. (1998). “Using Multiple Suppliers to Mitigate The Risk ff IT Outsourcing atICI and Wessex Water”, Journal of Information Techonology, No. 13, pp. 169-180.
9.Embleton, P.R. and Wright, P.C. (1998). “A Practical Guide to Successful Outsourcing”,Empowerment in organizations, Vol. 6 No. 3, pp 94-106.
10.Gibson,V.M. (1996). “Outsourcing Can Save Money and Increase Efficiency”, Benefits
Administration, March, p. 19.
11.Harland, C. and Knight, L., Lamming, R., Walker, H. (2005), “Outsourcing: Assessing The Risks And Benefit For Organisations, Sectors and Nations”, International Journal of
Operations & Production Management, Vol.25 No. 9, pp. 831-850.
12.Indrajit, R.E. (2000), “Seluk-beluk Manajemen Outsourcing”, Warta Ekonomi, Juli, pp.63.
13.Lee, M.K. (1996).”IT Outsourcing Contracts: Practical Issues For Management”,
Industrial Management & Data System, Vol. 96 No. 1 pp. 15-20.
14.Michell, V. and Fitzgerald, G. (1997). “The IT Outsourcing Market-Place: Vendor and Their Selection”, Journal of Information Technology, 12, 223-237.
15.Shi-Ming, H., I-Chu, C., Shing-Han, L. and Ming-Tong, L. (2004). “Assesing Risk In ERP Projects: Identify and Prioritize The Factor”, Industrial Management & Data System,Vol. 104 No. 8, pp. 681-8.
16.Tafti, M. (2005). “Risk Factor Associated With Offshore IT Outsourcing”, Industrial
Management & Data System, Vol. 105 No. 5, pp. 549-560.
17.Ware, Lorraine Cosgrove. (2002, May 3). CIO Research Reports: Adventure in Outsourcing.
18. Akomode, O.J., Lees, B. and Irgens, C. (1998). “Constructing Customised Models And Providing Information To Support IT Outsourcing Decisions”, Logistics Information
Management, Vol. 11 No. 2, pp. 114-127.
19.http://docs.google.com/gview?a=v&q=cache%3ADXfgkEoOdmYJ%3Alpks1.wima.ac.id%2Fpphks%2Faccurate%2Fmakalah%2FMOSS9.pdf+jurnal+outsourcing&hl=id&gl=id
20. http://insidewinme.blogspot.com/2008/03/telaah-jurnal-sistem-informasi.html
Sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersubut.
Proses ini harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, diamna, bagaimana, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akakn dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan.
Faktor yang paling penting didalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Sumber daya Informasi yang akan dipergunakan, hal ini berarti kita menetukan bagaimana bentuk sistem yang dibutuhkan, dalam arti kata kebutuhann akan perangkat keras, perangkat lunak dan pelaksana serta SOP (Standard Operating Procedures) yang akan dipergunakan. Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya :
1. System Development Life Cycle (SDLC)
Digunakan untuk menjelaskan siklus kehidupan suatu system informasi (Hoffer and Valavicich, 2002). Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001).
2. Prototyping
Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan tekkik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar.
3. Rapid Application Development
Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.
4. Object Oriented Analysis and Development
Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.
Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, permasalahn dan tantangan yang sering muncul adalah siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Di sini, pihak perusahaan dihadapkan pada beberapa alternatif yaitu (Kaplan, 1995) :
1. Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah :
oTerbatasnya pelaksana sistem informasi
oKemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
oBeban kerja pelaksana sistem informasi
oMasalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
2. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi
Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Adapun tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :
oIdentifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
oAnalis sistem
oMengembangkan permohonan suatu proposal
oEvaluasi proposal
oPemilihan vendor
3. Meminta orang lain untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi.
Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :
oMasalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
oMasalah kinerja sistem informasi
oTekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
oPenyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
oMasalah keuangan perusahaan
oBudaya perusahaan
oTekanan dari pelaksana sistem informasi.
4. End User Development
Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan alternatif ini adalah kemampuan yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi. Pelaksana harus mengembangkan sendiri aplikasi yang mereka butuhkan seperti menggunakan Microsoft Excell dan Microsoft Access. Manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :
oPenghematan biaya
oWaktu pengembangan sistem informasi yang singkat
oMudah untuk melakukan modifikasi
oTanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
oMengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.
Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif pengembangan sistem informasi sumber daya informasi dipilih sebagai alternatif yang paling sesuai untuk diterapkan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak usah terlalu dipusingkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan.
Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya desebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.
Beberapa permasalahan yang sering timbul dengan dipilihnya outsourcing adalah perusahaan menghadapi keresahan terhjadap karyawan, khususnya adanya rasa takut kehilangan pekerjaan yang dihadapai oleh karyawan yang sering memicu terjadinya kemaraha yang pada akhirnya akan mengganggu moral bekerja mereka, sehingga pihak manajemen perlu mengkomunikasikannya secara baik dan berterus terang atas apa yang sedang dihadapi perusahaa dan kenapa diambil langkah-langkah outsourcing.
Untuk menjaga terjadinya keresahan karyawan, proses outsourcing beberapa perusahaan membuat langkah transisi untuk meniolong karyawan, misalnya jauh sebelum outsourcing diputuskan maka secara rinci dikomunikaxsikan dalam beberapa pertemuan untuk staff di bagian IT, sehingga ketika outsourcing diberlakukan para staff mengerti benar betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan, mereka di dorong untuk memperoleh keahlian baru dibawah inisiatif perusahaaan yang dikenal dengan moto ”Know IT Now or No It”
Berbagai pertimbangan yang mendorong penulis untuk memilih Outsourcing sebagai alternatif terbaik dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi adalah sebagai berikut :
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan
4. Faktor waktu/kecepatan
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.
Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain :
o Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)
o Kemampuan teknis
o Kemampuan keuangan
o Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.
Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru.
Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor mediasi yang besar, yaitu struktur organisasi, SOP (Standard Operating Procedures), politik, kultur, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen. Para manajer harus waspada karena sistem informasi mampu mengubah kehidupan organisasi. Sistem informasi tidak bisa sukses merancang sistem baru atau memahami sistem yang sudah ada tanpa memahami organisasi. Para manajer perlu memutuskan sistem apa yang akan dibangun, apa yang akan dikerjakannya, serta bagaimana pengimplementasiaannya.
Secara umum, studi tentang sistem informasi dapat dibagi kedalam dua pendekatan, yakni pendekatan teknis dan pendekatan behavioral. Disebut pendekatan teknis ketika sistem informasi menekankan model berbasis matematika untuk mempelajari sistem informasi, seperti halnya teknologi fisik dan kemampuan formal dari sistem ini. Sedangkan pendekatan behavioral lebih menekankan pada isu perilaku yang muncul dalam pengembangan pemeliharaan sistem informasi jangka panjang. Isu-isu seperti strategi pengintegrasian bisnis, desain, implementasi, pemanfaatan, dan manajemen tidak bisa diselidiki dengan memakai model yang digunakan dalam pendekatan teknis. Definisi teknis dan behavioral dalam organisasi sebenarnya tidaklah saling kontradiksi. Sebaliknya, masing-masing saling melengkapi.
Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaiman beribu-ribu perusahaan dalam pasar kompetitif mengkombinasi modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi, sementara model behavioral membawa kita masuk ke dalam masing-masing perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kinerja internal perusahaan.
Sistem informasi itu sendiri pada dasarnya adalah sistem sosioteknis, yaitu sistem yang mengkombinasikan teori-teori pengetahuan komputer, pengetahuan manajemen, dan operasi riset dengan suatu orientasi praktis ke arah pengembangan solusi sistem atas permasalahan nyata dan mengelola sumber-sumber teknologi informasi, serta isu-isu perilaku yanng melingkupi pengembangan, penggunaan, dan dampak sistem informasi yamg disebabkan oleh sosiologi, ekonomi, dan psikologi.
Mengadaptasi sudut pandang sistem sosioteknis membantu mencegah pendekatan dilakukan hanya semata-mata dari sisi pendekatan teknis atas sistem informasi. Sebagai contoh fakta bahwa teknologi informasi dengan cepat menekan biaya dan meningkatkan kekuatan perusahaan tidak perlu diartikan sebagai peningkatan produktivitas dan keuntungan akhir. Mengoptimalkan kinerja sistem secara keseluruhan, baik komponen teknis maupun komponen perilaku perlu diperhatikan. Hal ini berarti teknologi harus diubah dan dirancang sedemikian rupa agar sesuai dengan kebutuhan individu dan organisasi.
Oleh karena itu, alternatif yang sesuai untuk diterapkan bagi tiap perusahaan tentunya berbeda-beda. Satu hal yang perlu diperhatikan ketika kita memilih alternatif terbaik adalah pengimplementasian suatu sistem informasi tidak hanya tergantung pada biaya dan waktu, akan tetapi pengguna dari informasi itu sendiri juga merupakan faktor signifikan dalam pemilihan sistem informasi.
Para manajer tidak bisa mengabaikan sistem informasi sebab sistem informasi memainkan peran penting dalam organisasi kontemporer. Dewasa ini sistem secara langsung mempengaruhi bagaiman para manajer membuat keputusan, merencanakan, dan menngatur karyawan mereka. Disamping itu, sistem juga terus membentuk apa, dimana, bilamana, dan bagaimana produk diproduksi. Oleh karena itu, tangguing jawab terhadap sistem tidak bisa didelegasikan oleh para manajer ke orang lain yang hanya bertugas membuat keputusan teknis.
End User Development, dapat menjadi alternatif yang paling sesuai dalam pengembangan sistem informasi. Kekuatan alternatif ini adalah loyalitas dan pengetahuan pelaksana benar-benar dapat dipertanggungjawabkan sedangkan manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :
o Penghematan biaya
o Waktu pengembangan sistem informasi yang singkat
o Mudah untuk melakukan modifikasi
o Tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
o Mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.
Dengan End User Development, sistem informasi dapat dikembangkan sendiri oleh pihak internal perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan organisasi, selain itu mereka juga memahami permasalahan-permasalahan yang terkait dengan organisasi dan dapat menyediakan informasi apa saja yang dibutuhkan untuk memberikan solusi dari permasalah tersebut, hal ini tidak kita dapatkan ketika kita menggunakan outsourcing dalam pengelolaan sistem informasi, karena pengelola informasi adalah pihak eksternal yang kurang bahkan tidak peka terhadadap kondisi terkini perusahaan.
Referensi:
1.Chiles, T. and J. McMackin. (1996). “Integrating Variable Risk Preferences, Trust, and Transaction Cost Economics,” Academy of Management Review, 21, 1, pp. 73-99.
2.Jones, G. R. and C. W. Hill. (1988). “Transaction Cost Analysis of Strategy–Structure Choice,” Strategic Management Journal, 9, pp. 159-172.
3.Klepper, R. and W. O. Jones. (1998). Outsourcing Information Technology, Systems, and Services,Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.
4.Goodhue, D.L., L.J. Kirsch, J.A. Quillard and M.D. Wybo (1992b) “Strategic Data Planning:
Lessons from the Field”, MIS Quarterly (16)1, pp. 11-34.
5.Truman, G.E.(2000), “Integration in Electronic Exchange Environments”, Journal of MIS (17)1,pp. 209-244.
6.Wixom, B.H. and H. J. Watson (2001) “An Empirical Investigation of the Factors Affecting Data Warehousing Success”, MIS Quarterly (25)1, pp. 17-41.
7.Chen, Y.C. and Perry, J. (2003). “IT Outsourcing: A Primer for Public Manager”, http://www.businessofgovernment.org.
8.Currie, W.L. (1998). “Using Multiple Suppliers to Mitigate The Risk ff IT Outsourcing atICI and Wessex Water”, Journal of Information Techonology, No. 13, pp. 169-180.
9.Embleton, P.R. and Wright, P.C. (1998). “A Practical Guide to Successful Outsourcing”,Empowerment in organizations, Vol. 6 No. 3, pp 94-106.
10.Gibson,V.M. (1996). “Outsourcing Can Save Money and Increase Efficiency”, Benefits
Administration, March, p. 19.
11.Harland, C. and Knight, L., Lamming, R., Walker, H. (2005), “Outsourcing: Assessing The Risks And Benefit For Organisations, Sectors and Nations”, International Journal of
Operations & Production Management, Vol.25 No. 9, pp. 831-850.
12.Indrajit, R.E. (2000), “Seluk-beluk Manajemen Outsourcing”, Warta Ekonomi, Juli, pp.63.
13.Lee, M.K. (1996).”IT Outsourcing Contracts: Practical Issues For Management”,
Industrial Management & Data System, Vol. 96 No. 1 pp. 15-20.
14.Michell, V. and Fitzgerald, G. (1997). “The IT Outsourcing Market-Place: Vendor and Their Selection”, Journal of Information Technology, 12, 223-237.
15.Shi-Ming, H., I-Chu, C., Shing-Han, L. and Ming-Tong, L. (2004). “Assesing Risk In ERP Projects: Identify and Prioritize The Factor”, Industrial Management & Data System,Vol. 104 No. 8, pp. 681-8.
16.Tafti, M. (2005). “Risk Factor Associated With Offshore IT Outsourcing”, Industrial
Management & Data System, Vol. 105 No. 5, pp. 549-560.
17.Ware, Lorraine Cosgrove. (2002, May 3). CIO Research Reports: Adventure in Outsourcing.
18. Akomode, O.J., Lees, B. and Irgens, C. (1998). “Constructing Customised Models And Providing Information To Support IT Outsourcing Decisions”, Logistics Information
Management, Vol. 11 No. 2, pp. 114-127.
19.http://docs.google.com/gview?a=v&q=cache%3ADXfgkEoOdmYJ%3Alpks1.wima.ac.id%2Fpphks%2Faccurate%2Fmakalah%2FMOSS9.pdf+jurnal+outsourcing&hl=id&gl=id
20. http://insidewinme.blogspot.com/2008/03/telaah-jurnal-sistem-informasi.html
Sabtu, 08 Agustus 2009
Managing Corporate Knowledge
Managing Corporate Knowledge...
Pengetahuan manusia dimulai sejak manusia mengenal informasi, kemudian informasi yang didapat selanjutnya diteruskan kepada orang lain melalui komunikasi. Komunikasi berlangsung antara manusia dengan manusia, baik itu komunikasi secara langsung maupun tidak langsung. Kemudian, pengetahuan dan informasi tersebut bergerak dinamis melalui organisasi dalam berbagai cara, tergantung bagaimana organisasi memandangnya. Jika kita melihat situasi saat ini, dimana hal yang pasti adalah ketidakpastian, maka ada satu hal pasti yang akan menjadi sumber utama organisasi untuk mendapatkan keberhasilan jangka panjang dan untuk tetap kompetitif, hal tersebut adalah pengetahuan. Pengetahuan bagi organisasi merupakan modal intelektual yang dapat dibeda–bedakan menurut jenis pengetahuan yang dimiliki seseorang.
Dilihat dari jenisnya, ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan explicit dan pengetahuan tacit. Berikut penjelasannya:
• Tacit
– Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan (misalnya
keahlian seseorang)
– Penting untuk kreatifitas dan inovasi
– Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi
– Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh ahli
• Explisit
– Dapat dikodifikasi/formulasi
– Dikonversikan ke tacit dengan pemahaman dan penyerapan
– Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll
Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, rumus, spesifikasi, dan manual. Pengetahuan tacit sifatnya sangat personal, sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan dan disebarkan kepada orang lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa ExplicitK nowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/ terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh manual, buku, laporan,dokumen, surat, file-file elektronik, dsb. Sedangkan Tacit Knowledge, merupakan bentuk pengetahuan yang masihter simpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya. Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri.
Selain itu, ada pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di
dalam kepala manusia, sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja :
(a) Dengan kegiatan belajar anggota – anggotanya
(b) Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki organisasi itu (Simon, 1991: 126).Sedangkan menurut Moran dan Goshal (1996), pengetahuan diciptakan melalui dua cara, yaitu : penggabungan (kombinasi) dan pertukaran. Dalam situasi di mana pengetahuan dimiliki oleh pihak – pihak yang berbeda, maka pertukaran merupakan prasyarat bagi penggabungan pengetahuan. Modal intelektual pada umumnya diciptakan melalui proses penggabungan pengetahuan dari pihak berbeda, oleh karena itu, modal ini tergantung kepada pertukaran antar pihak yang terlibat. Kadang – kadang pertukaran ini melibatkan perpindahan pengetahuan explicit, baik yang dimiliki secara individual maupun kolektif.
Manajemen pengetahuan bukan perkara yang sederhana, karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi.
Aplikasi teknologi yang memadai dapat memungkinkan teknologi menjadi hak milik yang strategik. Penggunaan teknologi informasi sebagai suatu aset yang strategik dalam mendesign dan mengelola organisasi dapat membuat organisasi lebih responsif, fleksibel dan efisien atau bahkan organisasi dalam posisi ofensif. Namun demikian aplikasi ini tidaklah selalu berhasil. Kesalahan dalam implikasi dan konsep dapat menyebabkan kegagalan dalam mengadopsi teknologi informasi. Masalah yang berkaitan dengan perencanaan dan implementasi teknologi informasi seharusnya mendapatkan perhatian yang serius oleh manajemen, hal ini ditujukan untuk memperoleh informasi dalam waktu singkat. Teknologi informasi adalah “teknologi elektronika yang mampu mendukung percepatan dan meningkatkan kualitas informasi, serta percepatan arus informasi ini tidak mungkin lagi dibatasi oleh ruang dan waktu”. (J.B. Wahyudi, 1990).
Perkembangan teknologi informasi memainkan peranan amat penting dalam perkembangan konsep manajemen pengetahuan. Dalam catatan Beckman (1999, h.1.2), peristiwa penting yang menandai tonggak perkembangan manajemen pengetahuan adalah ketika di tahun 1980 organisasi DEC (Digital Equipment Corporation) dan Universitas Carnagie mellon mengembangkan sistem pakar untuk menetapkan konfigurasi perangkat keras komputer. Sejak itu banyak penelitian yang menuju pada pemanfaatan teknologi untuk memanfaatkan pengetahuan yang tersimpan di kepala manusia. Namun baru enam tahun kemudian istilah “manajemen pengetahuan” diperkenalkan secara formal oleh Dr. Karl Wiig dalam sebuah pidatonya di konferensi ILO (badan buruh PBB). Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam penerapan manajemen pengetahuan dapat didukung dengan teknologi informasi. Oleh karena itu, komponen selanjutnya dalam penerapan manajemen pengetahuan ini adalah teknologi; dalam hal ini berkaitan dengan pemanfaatan Teknologi Informasi (TI). Istilah Teknologi Informasi merupakan gabungan dua istilah dasar yaitu teknologi dan informasi. Teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu, sinonim dengan ilmu terapan. Bila kita dengan mudah dapat menemukan batasan teknologi, tidaklah demikian halnya dengan batasan informasi. Hampir dapat dipastikan bahwa hampir semua kamus memberikan batasan yang berbeda tentang informasi. Oleh karena itu, secara umum informasi merupakan sesuatu arti yang diungkapkan oleh manusia atau oleh ekstrak dari fakta dan sama dengan cara konvensi yang diketahui dari representasi yang digunakan. Teknologi tidak saja terbatas pada perangkat keras (alat) dan perangkat lunak (program), tetapi juga mengikutsertakan manusia serta tujuan yang ditentukan, nilai yang digunakan untuk membuat pilihan pelaksanaan, dan criteria penilaian yang digunakan untuk memutuskan apakah manusia mengendalikan teknologi dan diperkaya oleh teknologi atau tidak. Yang termasuk teknologi informasi adalah antara lain (1) telekomunikasi, (2) sistem komunikasi optik, (3) sistem pita-video dan cakram video, (4) komputer, termasuk visi komputer, lingkungan data dan sistem pakar, (5) mikrobentuk, (6) komunikasi suara dengan bantuan komputer, (7) jaringan kerja data, (8) surat elektronik, dan (videoteks dan teleteks).
Keberadaan teknologi informasi mampu menawarkan berbagai metode, antara lain :
1. Metode dan perkakas untuk merekam pengetahuan termasuk komputer, media simpan seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Pengakalan data teks lengkap memungkinkan pemakai menelusuri direktori, ensiklopedia, data statistik, dan keuangan yang terbacakan mesin. Ini semua dipermudah dengan tersedianya media simpan optik.
2. Metode menyimpan cantuman (record) mengenai berbagai kegiatan termasuk perangkat keras komputer seperti media simpan, yang dilengkapi perangkat lunak untuk merancang bangun, menciptakan, dan menyunting pangkalan data, spreadsheet, dan perangkat lunak sejenis.
3. Metode untuk mengindeks dokumen dan informasi termasuk berbagai teknik pembuatan indeks berbantuan komputer serta berkas (files) khusus untuk memudahkan temu balik dokumen berdasarkan istilah atau kondisi istilah dalam berkas.
4. Metode mengkomunikasikan pengetahuan termasuk : (a) sistem pos elektronik untuk transmisi teks memo dan surat dokumen ; (b) system transmisi faksimili (facsimile) untuk transmisi dokumen jarak jauh berdasarkan prinsip fotokopi. Ini sama saja dengan fotokopi jarak jauh ; (c) majalah elektronik sebagai sarana komunikasi kegiatan dan hasil penelitian ; (d) telekonferensi artinya pertemuan jarak jauh, masing-masing peserta berada di berbagai tempat, saling berkomunikasi serta terlihat wajah masing-masing ; dan (e) jaringan komunikasi data untuk mengkomunikasikan data dalam bentuk terbacakan mesin.
Berikut ini dijelaskan lima meta-komponen dari framework teknologi Knowledge Management. Fungsi dari masing-masing komponen tersebut adalah:
• Knowledge Flow: komponen ini memfasilitasi aliran pengetahuan di dalam KMS.
• Information Mapping: komponen ini membuat link dan peta dari informasi yang kemungkinan nanti akan dikonversikan menjadi pengetahuan untuk dimanfaatkan oleh seluruh organisasi.
• Information Sources: sumber data yang memasok data dan informasi ke dalam KMS.
• Information and Knowledge Exchange: perangkat dan fasilitator nonteknologi yang memungkinkan pertukaran informasi antara sumbersumber tacit dan eksplisit, membantu membuat dan menyebarkan konteks, dan memfasilitasi sensemaking (kemampuan untuk memahami informasi dan pengetahuan sesuai dengan konteksnya).
• Intelligent Agent and Network Mining: perangkat penggalian, linking, dan pengambilan pengetahuan, yang memfasilitasi penemuan pengetahuan menggunakan intelligent agents dan pattern mining tools.
Penerapan manajemen pengetahuan hanya akan memberikan dampak positif bila terintegrasi sepenuhnya antara aspek teknologi dengan aspek social dan organsiasi (O Leary et al., 2001). Teknologi informasi merupakan sesuatu yang penting untuk kesuksesan, tetapi bukan yang paling penting. Tanpa organisasi dan pengelolaan sumber daya maka TI tidak akan sukses. Pendekatan
yang perlu dilakukan di samping pendekatan disain teknis adalah:
• Menciptakan perasaan membutuhkan komputerisasi
• Membuat dukungan yang dibutuhkan untuk proyek hingga operasi dapat berjalan dengan memuaskan
• Memonitor perkembangan proyek dan menjawab tantangan yang menghambat perubahan proses atau system.
• Mengembangkan komitmen pengguna pada sistem.
Referensi:
1.Basuki, Sulistyo. 1995 . Pidato pengukuhan guru besar. Jakarta : UI
2.Becker, B., & Gerhart, B. (1996). The Impact of Human Resource
Management on Organizational Performance: Progress and Prospects.
Academy of Management Journal, 39(4), 779-801.
3.Drucker, P.F. 1988. “The Coming of The New Organization.” Harvard
Business Review, January-February: 45-53.
4.Farrel, C. and Song, J.H. 1988. Strategic Uses of Information Technology. SAM
Advance Management Journal. Winter: 10-16.
5.France Bouthillier and Kathleen Shearer, 2002. “Understanding knowledge
management and information management: the need for an empirical
perspective”. Information Research, Vol. 8 No. 1, October 2002.
6.Handayani. 1994. The Effect of Advanced Information Technology on
Organization and Strategic Aplication. Jurnal Akuntansi & Manajemen.
April: 30-35.
7.Honeycutt, Jerry. 2000. Knowledge Management Strategies : Strategi
Manajemen Pengetahuan. Jakarta : PT. Alex Media Komputindo.
8.Indriantoro, Nur. 1996. Transformasi Organisasi Dengan Teknologi Informasi
Sebagai Enabler. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia. September: 77-90.
9.Jashapara, A. (2003).Cognition,culture and competition: an empirical test
of the learning organization.The Learning Oganization,10(1),31- 50
10.Jones, Graham & Terry McNamara. 1988. Information Technology and the New
Accounting. Mc Graw-Hill Book Company, UK.
11.Koswara, E. 1998. Dinamika Informasi Dalam Era Global. Bandung :
Remaja Rosdakarya.
12.Massey, C., & Walker, R. (1999). Aiming for organizational learning:
consultants as agents of change. The Learning Organization, 6(1), 38-44.
13.McEvily, S.K., Das, S., & Mccabe, K. (2000). Avoiding Competence
Substitution Through Knowledge Sharing. Academy of Management Review,
25(2): 294-311.
14.McFarlan, F.W. 1990. The 1990’s: The Information Decade. Business Quarterly.
Summer.
15.McLeod, Raymond, Jr. 1995. Management Information Systems. Prentice-Hall
16.Pendit, Putu Laxman. 2001. Knowledge Management : The New World of
Information Profesionalism. Jakarta
17.Pennings, J.M., Barkema, H., & Douma, S. (1994). Organizational Learning and
Diversification. Academy of Management Journal, 37(3), 608- 640.
18.Rockart, J.F., 1988. The Line Takes the Leadership IS Management in a Wired
Society, Sloan Management Review, Summer, hal. 57-64.
19.Rossetti, D.K, and DeZoort,F.A. 1989. Organizational Adaptation to Technology
Innovation. SAM Advanced Management Journal. Autum: 29-35.
20.Schulz, M. (2001). The Uncertain Relevance of Newness: Organizational
Learning and Knowledge Flows. Academy of Management Journal, 44(4), 661-681.
21.Simonin, B.L. (1997). The Importance of Collaborative Know-How: An Empirical Test of The Learning Organization. Academy of Management Journal, 40(5), 1150-1174.
Pengetahuan manusia dimulai sejak manusia mengenal informasi, kemudian informasi yang didapat selanjutnya diteruskan kepada orang lain melalui komunikasi. Komunikasi berlangsung antara manusia dengan manusia, baik itu komunikasi secara langsung maupun tidak langsung. Kemudian, pengetahuan dan informasi tersebut bergerak dinamis melalui organisasi dalam berbagai cara, tergantung bagaimana organisasi memandangnya. Jika kita melihat situasi saat ini, dimana hal yang pasti adalah ketidakpastian, maka ada satu hal pasti yang akan menjadi sumber utama organisasi untuk mendapatkan keberhasilan jangka panjang dan untuk tetap kompetitif, hal tersebut adalah pengetahuan. Pengetahuan bagi organisasi merupakan modal intelektual yang dapat dibeda–bedakan menurut jenis pengetahuan yang dimiliki seseorang.
Dilihat dari jenisnya, ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan explicit dan pengetahuan tacit. Berikut penjelasannya:
• Tacit
– Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan (misalnya
keahlian seseorang)
– Penting untuk kreatifitas dan inovasi
– Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi
– Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh ahli
• Explisit
– Dapat dikodifikasi/formulasi
– Dikonversikan ke tacit dengan pemahaman dan penyerapan
– Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll
Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, rumus, spesifikasi, dan manual. Pengetahuan tacit sifatnya sangat personal, sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan dan disebarkan kepada orang lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa ExplicitK nowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/ terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh manual, buku, laporan,dokumen, surat, file-file elektronik, dsb. Sedangkan Tacit Knowledge, merupakan bentuk pengetahuan yang masihter simpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya. Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri.
Selain itu, ada pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di
dalam kepala manusia, sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja :
(a) Dengan kegiatan belajar anggota – anggotanya
(b) Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki organisasi itu (Simon, 1991: 126).Sedangkan menurut Moran dan Goshal (1996), pengetahuan diciptakan melalui dua cara, yaitu : penggabungan (kombinasi) dan pertukaran. Dalam situasi di mana pengetahuan dimiliki oleh pihak – pihak yang berbeda, maka pertukaran merupakan prasyarat bagi penggabungan pengetahuan. Modal intelektual pada umumnya diciptakan melalui proses penggabungan pengetahuan dari pihak berbeda, oleh karena itu, modal ini tergantung kepada pertukaran antar pihak yang terlibat. Kadang – kadang pertukaran ini melibatkan perpindahan pengetahuan explicit, baik yang dimiliki secara individual maupun kolektif.
Manajemen pengetahuan bukan perkara yang sederhana, karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi.
Aplikasi teknologi yang memadai dapat memungkinkan teknologi menjadi hak milik yang strategik. Penggunaan teknologi informasi sebagai suatu aset yang strategik dalam mendesign dan mengelola organisasi dapat membuat organisasi lebih responsif, fleksibel dan efisien atau bahkan organisasi dalam posisi ofensif. Namun demikian aplikasi ini tidaklah selalu berhasil. Kesalahan dalam implikasi dan konsep dapat menyebabkan kegagalan dalam mengadopsi teknologi informasi. Masalah yang berkaitan dengan perencanaan dan implementasi teknologi informasi seharusnya mendapatkan perhatian yang serius oleh manajemen, hal ini ditujukan untuk memperoleh informasi dalam waktu singkat. Teknologi informasi adalah “teknologi elektronika yang mampu mendukung percepatan dan meningkatkan kualitas informasi, serta percepatan arus informasi ini tidak mungkin lagi dibatasi oleh ruang dan waktu”. (J.B. Wahyudi, 1990).
Perkembangan teknologi informasi memainkan peranan amat penting dalam perkembangan konsep manajemen pengetahuan. Dalam catatan Beckman (1999, h.1.2), peristiwa penting yang menandai tonggak perkembangan manajemen pengetahuan adalah ketika di tahun 1980 organisasi DEC (Digital Equipment Corporation) dan Universitas Carnagie mellon mengembangkan sistem pakar untuk menetapkan konfigurasi perangkat keras komputer. Sejak itu banyak penelitian yang menuju pada pemanfaatan teknologi untuk memanfaatkan pengetahuan yang tersimpan di kepala manusia. Namun baru enam tahun kemudian istilah “manajemen pengetahuan” diperkenalkan secara formal oleh Dr. Karl Wiig dalam sebuah pidatonya di konferensi ILO (badan buruh PBB). Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam penerapan manajemen pengetahuan dapat didukung dengan teknologi informasi. Oleh karena itu, komponen selanjutnya dalam penerapan manajemen pengetahuan ini adalah teknologi; dalam hal ini berkaitan dengan pemanfaatan Teknologi Informasi (TI). Istilah Teknologi Informasi merupakan gabungan dua istilah dasar yaitu teknologi dan informasi. Teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu, sinonim dengan ilmu terapan. Bila kita dengan mudah dapat menemukan batasan teknologi, tidaklah demikian halnya dengan batasan informasi. Hampir dapat dipastikan bahwa hampir semua kamus memberikan batasan yang berbeda tentang informasi. Oleh karena itu, secara umum informasi merupakan sesuatu arti yang diungkapkan oleh manusia atau oleh ekstrak dari fakta dan sama dengan cara konvensi yang diketahui dari representasi yang digunakan. Teknologi tidak saja terbatas pada perangkat keras (alat) dan perangkat lunak (program), tetapi juga mengikutsertakan manusia serta tujuan yang ditentukan, nilai yang digunakan untuk membuat pilihan pelaksanaan, dan criteria penilaian yang digunakan untuk memutuskan apakah manusia mengendalikan teknologi dan diperkaya oleh teknologi atau tidak. Yang termasuk teknologi informasi adalah antara lain (1) telekomunikasi, (2) sistem komunikasi optik, (3) sistem pita-video dan cakram video, (4) komputer, termasuk visi komputer, lingkungan data dan sistem pakar, (5) mikrobentuk, (6) komunikasi suara dengan bantuan komputer, (7) jaringan kerja data, (8) surat elektronik, dan (videoteks dan teleteks).
Keberadaan teknologi informasi mampu menawarkan berbagai metode, antara lain :
1. Metode dan perkakas untuk merekam pengetahuan termasuk komputer, media simpan seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Pengakalan data teks lengkap memungkinkan pemakai menelusuri direktori, ensiklopedia, data statistik, dan keuangan yang terbacakan mesin. Ini semua dipermudah dengan tersedianya media simpan optik.
2. Metode menyimpan cantuman (record) mengenai berbagai kegiatan termasuk perangkat keras komputer seperti media simpan, yang dilengkapi perangkat lunak untuk merancang bangun, menciptakan, dan menyunting pangkalan data, spreadsheet, dan perangkat lunak sejenis.
3. Metode untuk mengindeks dokumen dan informasi termasuk berbagai teknik pembuatan indeks berbantuan komputer serta berkas (files) khusus untuk memudahkan temu balik dokumen berdasarkan istilah atau kondisi istilah dalam berkas.
4. Metode mengkomunikasikan pengetahuan termasuk : (a) sistem pos elektronik untuk transmisi teks memo dan surat dokumen ; (b) system transmisi faksimili (facsimile) untuk transmisi dokumen jarak jauh berdasarkan prinsip fotokopi. Ini sama saja dengan fotokopi jarak jauh ; (c) majalah elektronik sebagai sarana komunikasi kegiatan dan hasil penelitian ; (d) telekonferensi artinya pertemuan jarak jauh, masing-masing peserta berada di berbagai tempat, saling berkomunikasi serta terlihat wajah masing-masing ; dan (e) jaringan komunikasi data untuk mengkomunikasikan data dalam bentuk terbacakan mesin.
Berikut ini dijelaskan lima meta-komponen dari framework teknologi Knowledge Management. Fungsi dari masing-masing komponen tersebut adalah:
• Knowledge Flow: komponen ini memfasilitasi aliran pengetahuan di dalam KMS.
• Information Mapping: komponen ini membuat link dan peta dari informasi yang kemungkinan nanti akan dikonversikan menjadi pengetahuan untuk dimanfaatkan oleh seluruh organisasi.
• Information Sources: sumber data yang memasok data dan informasi ke dalam KMS.
• Information and Knowledge Exchange: perangkat dan fasilitator nonteknologi yang memungkinkan pertukaran informasi antara sumbersumber tacit dan eksplisit, membantu membuat dan menyebarkan konteks, dan memfasilitasi sensemaking (kemampuan untuk memahami informasi dan pengetahuan sesuai dengan konteksnya).
• Intelligent Agent and Network Mining: perangkat penggalian, linking, dan pengambilan pengetahuan, yang memfasilitasi penemuan pengetahuan menggunakan intelligent agents dan pattern mining tools.
Penerapan manajemen pengetahuan hanya akan memberikan dampak positif bila terintegrasi sepenuhnya antara aspek teknologi dengan aspek social dan organsiasi (O Leary et al., 2001). Teknologi informasi merupakan sesuatu yang penting untuk kesuksesan, tetapi bukan yang paling penting. Tanpa organisasi dan pengelolaan sumber daya maka TI tidak akan sukses. Pendekatan
yang perlu dilakukan di samping pendekatan disain teknis adalah:
• Menciptakan perasaan membutuhkan komputerisasi
• Membuat dukungan yang dibutuhkan untuk proyek hingga operasi dapat berjalan dengan memuaskan
• Memonitor perkembangan proyek dan menjawab tantangan yang menghambat perubahan proses atau system.
• Mengembangkan komitmen pengguna pada sistem.
Referensi:
1.Basuki, Sulistyo. 1995 . Pidato pengukuhan guru besar. Jakarta : UI
2.Becker, B., & Gerhart, B. (1996). The Impact of Human Resource
Management on Organizational Performance: Progress and Prospects.
Academy of Management Journal, 39(4), 779-801.
3.Drucker, P.F. 1988. “The Coming of The New Organization.” Harvard
Business Review, January-February: 45-53.
4.Farrel, C. and Song, J.H. 1988. Strategic Uses of Information Technology. SAM
Advance Management Journal. Winter: 10-16.
5.France Bouthillier and Kathleen Shearer, 2002. “Understanding knowledge
management and information management: the need for an empirical
perspective”. Information Research, Vol. 8 No. 1, October 2002.
6.Handayani. 1994. The Effect of Advanced Information Technology on
Organization and Strategic Aplication. Jurnal Akuntansi & Manajemen.
April: 30-35.
7.Honeycutt, Jerry. 2000. Knowledge Management Strategies : Strategi
Manajemen Pengetahuan. Jakarta : PT. Alex Media Komputindo.
8.Indriantoro, Nur. 1996. Transformasi Organisasi Dengan Teknologi Informasi
Sebagai Enabler. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia. September: 77-90.
9.Jashapara, A. (2003).Cognition,culture and competition: an empirical test
of the learning organization.The Learning Oganization,10(1),31- 50
10.Jones, Graham & Terry McNamara. 1988. Information Technology and the New
Accounting. Mc Graw-Hill Book Company, UK.
11.Koswara, E. 1998. Dinamika Informasi Dalam Era Global. Bandung :
Remaja Rosdakarya.
12.Massey, C., & Walker, R. (1999). Aiming for organizational learning:
consultants as agents of change. The Learning Organization, 6(1), 38-44.
13.McEvily, S.K., Das, S., & Mccabe, K. (2000). Avoiding Competence
Substitution Through Knowledge Sharing. Academy of Management Review,
25(2): 294-311.
14.McFarlan, F.W. 1990. The 1990’s: The Information Decade. Business Quarterly.
Summer.
15.McLeod, Raymond, Jr. 1995. Management Information Systems. Prentice-Hall
16.Pendit, Putu Laxman. 2001. Knowledge Management : The New World of
Information Profesionalism. Jakarta
17.Pennings, J.M., Barkema, H., & Douma, S. (1994). Organizational Learning and
Diversification. Academy of Management Journal, 37(3), 608- 640.
18.Rockart, J.F., 1988. The Line Takes the Leadership IS Management in a Wired
Society, Sloan Management Review, Summer, hal. 57-64.
19.Rossetti, D.K, and DeZoort,F.A. 1989. Organizational Adaptation to Technology
Innovation. SAM Advanced Management Journal. Autum: 29-35.
20.Schulz, M. (2001). The Uncertain Relevance of Newness: Organizational
Learning and Knowledge Flows. Academy of Management Journal, 44(4), 661-681.
21.Simonin, B.L. (1997). The Importance of Collaborative Know-How: An Empirical Test of The Learning Organization. Academy of Management Journal, 40(5), 1150-1174.
ICT & Corporate competitive Advantage
Sebuah perusahaan mengambil sumberdaya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah itu kepada lingkungannya. Elemen-elemen lingkungan adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan:
1.Pemasok
2.Pelanggan
3.Serikat Buruh
4.Masyarakat Keuangan
5.Pemegang saham
6.Pesaing
7.Pemerintah
8.Masyarakat Global
Keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran.
Rantai Nilai Porter
Aktivitas Nilai terbagi menjadi dua kategori besar:
1.Aktivitas nilai utama: aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan dari pada yang dilakukan pesaing
2.Aktivitas Nilai Pendukung: menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung
SUMBER DAYA INFORMASI
Sejumlah usaha awal (1970-1980) dalam manajemen informasi terfokus pada data, sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database (database management system- DBMS).
Dalam perkembangannya, pengelolaan terhadap semua sumberdaya yang dapat menghasilkan informasi, juga termasuk alat pengolah informasi (information processor) yang megubah input menjadi output yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, juga orang yang mengembangkan, mengoperasikan dan menggunakan system dan semua fasilitas penyimpanan sumber daya tersebut.
Jenis Sumber Daya Informasi :
Perangkat keras komputer
Perangkat lunak komputer
Spesialis informasi
Pemakai
Fasilitas
Database
Informasi
Pengelolaan sumberdaya informasi dengan jalan membentuk jasa informasi sebagai suatu jasa fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, yang akan membuat keputusan penting terhadap perusahaan. Chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk mecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai area lain dari operasi perusahaan.
Meningkatnya permasalahan manajemen informasi, pada 10 tahun pertama era komputer, semua sumber daya informasi ditempatkan terpusat didalam unit jasa informasi perusahaan. Berawal dari pemasangan terminal keyboard, di area pemakai pada pertengahan tahun 1960-an, dan berlanjut dengan penyebaran komputer mikro di tahun 1980-an, semakin banyak perangkat keras yang ditempatkan diluar unit jasa informasi. Saat perusahaan memperoleh semakin banyak sumber daya informasi yang tersebar diseluruh perusahaan maka tugas manajemen sumber daya informasi menjadi semakin rumit dan menjadi tanggung jawab semua manajer dalam perusahaan.
Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi (SPIR):
Rencana Strategis Perusahaan harus didukung oleh rencana strategis SDI, bahkan hrs dikembangkan secara bersamaan
Rencana Strategis SDI harus mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi terhadap strategi bisnis perusahaan
Rencana Strategis SDI harus mendukung rencana strategis area lain
Referensi:
1.Christensen C.M., Raynor M.E., 2003, The Innovator’s Solution, Creating And SustainingSuccessful Growth, Harvard Business School Publishing Corporations
2.Christensen C.M.| Overdroft M., 2001, Meeting the Challenge of Disruptive Change dalam Harvard Business Review on Innovation
3.Davenport T.H., 1999, Putting The Enterprise Into The Enterprise System, dalam Harvard Business Review on The Business Value of IT.
4.Davila | Epstein | Shelton, 2006, Making Innovation Work, How to Manage it, Measure it, and Profit from it, Wharton School Publishing
5.Davis J.|Miller G.|Russell A., 2006, Information Revolution, Using The Information Evolution Model to Grow Your Business, John Wiley & Son.
6.Drucker P. F., 1993, Innovation and Entrepreneurship, Harper & Row Publisher
7.Franklin C., 2003, Why Innovation Fails, Spiro Press
8.Galliers R.|Dorothy L., 2003, Strategic Information Management, Challenges and Strategies in Managing Information Systems, Butterworth & Heinemann
9.Govindarajan V.| Trimble C., 2005, 10 Rules for Strategic Innovators, From Idea to Execution, Harvard Business School Press
10.Harrison N.|Samson D., 2002, Technology Management, Text and International Cases, McGraw Hill
11.Indrajit, R.E. 2003, Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Renaissance.
12.Jones G. R. 2004, Organizational Theory, Design, and Change, Prentice Hall.
13.Khalil T., 2000, Management of Technology, The Key to Competitiveness and Wealth Creation, McGraw Hill
14.Laudon & Laudon, 2004, Management Information Systems
15.Light P. 1998, Sustaining Innovation: Creating nonprofit and Government Organizations That Innovate Naturally, Jossey-Bass Publishers
16.Lucas H.C, Jr., 1999, Information Technology and the Productivity Paradox, Assessing the Value of Investing in IT, Oxford Univerisity Press.
17.McCarty M.H., 2001, The Nobel Laureates, McGraw Hill
18.Ward, John & Joe Peppard, 2002, Strategic Planning for Information Systems
19.Wheelen, Thomas L. & J. David Hunger, 2004, Strategic Management & Business Policy
20. http://media.diknas.go.id/media/document/5096.pdf
1.Pemasok
2.Pelanggan
3.Serikat Buruh
4.Masyarakat Keuangan
5.Pemegang saham
6.Pesaing
7.Pemerintah
8.Masyarakat Global
Keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran.
Rantai Nilai Porter
Aktivitas Nilai terbagi menjadi dua kategori besar:
1.Aktivitas nilai utama: aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan dari pada yang dilakukan pesaing
2.Aktivitas Nilai Pendukung: menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung
SUMBER DAYA INFORMASI
Sejumlah usaha awal (1970-1980) dalam manajemen informasi terfokus pada data, sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database (database management system- DBMS).
Dalam perkembangannya, pengelolaan terhadap semua sumberdaya yang dapat menghasilkan informasi, juga termasuk alat pengolah informasi (information processor) yang megubah input menjadi output yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, juga orang yang mengembangkan, mengoperasikan dan menggunakan system dan semua fasilitas penyimpanan sumber daya tersebut.
Jenis Sumber Daya Informasi :
Perangkat keras komputer
Perangkat lunak komputer
Spesialis informasi
Pemakai
Fasilitas
Database
Informasi
Pengelolaan sumberdaya informasi dengan jalan membentuk jasa informasi sebagai suatu jasa fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, yang akan membuat keputusan penting terhadap perusahaan. Chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk mecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai area lain dari operasi perusahaan.
Meningkatnya permasalahan manajemen informasi, pada 10 tahun pertama era komputer, semua sumber daya informasi ditempatkan terpusat didalam unit jasa informasi perusahaan. Berawal dari pemasangan terminal keyboard, di area pemakai pada pertengahan tahun 1960-an, dan berlanjut dengan penyebaran komputer mikro di tahun 1980-an, semakin banyak perangkat keras yang ditempatkan diluar unit jasa informasi. Saat perusahaan memperoleh semakin banyak sumber daya informasi yang tersebar diseluruh perusahaan maka tugas manajemen sumber daya informasi menjadi semakin rumit dan menjadi tanggung jawab semua manajer dalam perusahaan.
Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi (SPIR):
Rencana Strategis Perusahaan harus didukung oleh rencana strategis SDI, bahkan hrs dikembangkan secara bersamaan
Rencana Strategis SDI harus mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi terhadap strategi bisnis perusahaan
Rencana Strategis SDI harus mendukung rencana strategis area lain
Referensi:
1.Christensen C.M., Raynor M.E., 2003, The Innovator’s Solution, Creating And SustainingSuccessful Growth, Harvard Business School Publishing Corporations
2.Christensen C.M.| Overdroft M., 2001, Meeting the Challenge of Disruptive Change dalam Harvard Business Review on Innovation
3.Davenport T.H., 1999, Putting The Enterprise Into The Enterprise System, dalam Harvard Business Review on The Business Value of IT.
4.Davila | Epstein | Shelton, 2006, Making Innovation Work, How to Manage it, Measure it, and Profit from it, Wharton School Publishing
5.Davis J.|Miller G.|Russell A., 2006, Information Revolution, Using The Information Evolution Model to Grow Your Business, John Wiley & Son.
6.Drucker P. F., 1993, Innovation and Entrepreneurship, Harper & Row Publisher
7.Franklin C., 2003, Why Innovation Fails, Spiro Press
8.Galliers R.|Dorothy L., 2003, Strategic Information Management, Challenges and Strategies in Managing Information Systems, Butterworth & Heinemann
9.Govindarajan V.| Trimble C., 2005, 10 Rules for Strategic Innovators, From Idea to Execution, Harvard Business School Press
10.Harrison N.|Samson D., 2002, Technology Management, Text and International Cases, McGraw Hill
11.Indrajit, R.E. 2003, Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Renaissance.
12.Jones G. R. 2004, Organizational Theory, Design, and Change, Prentice Hall.
13.Khalil T., 2000, Management of Technology, The Key to Competitiveness and Wealth Creation, McGraw Hill
14.Laudon & Laudon, 2004, Management Information Systems
15.Light P. 1998, Sustaining Innovation: Creating nonprofit and Government Organizations That Innovate Naturally, Jossey-Bass Publishers
16.Lucas H.C, Jr., 1999, Information Technology and the Productivity Paradox, Assessing the Value of Investing in IT, Oxford Univerisity Press.
17.McCarty M.H., 2001, The Nobel Laureates, McGraw Hill
18.Ward, John & Joe Peppard, 2002, Strategic Planning for Information Systems
19.Wheelen, Thomas L. & J. David Hunger, 2004, Strategic Management & Business Policy
20. http://media.diknas.go.id/media/document/5096.pdf
Enterprise IS
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer.
Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis komputer
(Computer-Based Information System atau CBIS)
Ada beragam definisi sistem informasi yaitu :
· Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja,informasi,orang dan
teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah
organisasi. ( Alter, 1992 ).
· Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang
dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk yang lebih
berguna.(Bodnar dan Hopwood 1993).
· Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
dikelompokan,diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.
( Hall, 2001 ).
· Sebuah sistem informasi mengumpulkan,memproses,menyimpan,menganalisis dan
menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. (Turban,McLean dan Wetherbe,
1999 ).
· Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya
(manusia,komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran
(informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup
sejumlah komponen (manusia,komputer,teknologi informasi dan prosedur kerja), ada
sesuatu yang diproses (data menjadi informasi) , dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan.
Menurut kamus Oxford (1995), Teknologi informasi adalah studi atau penggunaan
peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan,menganalisa dan
mendistribusikan apa saja termasuk kata-kata,bilangan dan gambar.
Menurut Alter (1992) Teknologi informasi mencakup perangkat keras,perangkat lunak
untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap,
mentransmisikan,menyimpan,mengambil dan memanipulasi atau menampilkan data.
Martin (1999) mendefinisikan teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi
komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untu memproses dan
menyimpaninformasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan
informasi. Luccas (2000) menyatakan bahwa teknologi informasi adalah segala bentuk
teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk
elektronis.
1. Sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan
untuk mencapai suatu tujuan.
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah system yaitu :
· Tujuan
· Masukan
· Keluaran
· Proses
· Mekanisme pengendalian, dan
· Umpan balik
Tujuan
Setiap sistem mempunyai tujuan (goal) entah hanya satu atau mengkin banyak. Tujuan
inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem, Tanpa tujuan sistem menjadi tak
terarah dan terkendali.
Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya
menjadi bahan untuk diproses
Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan
menjadi keluaran yang berguna misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa
berupa hal-hal yang tidak berguna misalnya sisa pembuangan dan limbah.
Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacammacam,
meringkas data,melakukan perhitungan dan mengurutkan data merupakan beberapa
contoh proses.
Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi,keluaran bisa
berupa suatu informasi,saran,cetakan laporan dan sebagainya.
Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan
balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk
mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar
sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
2. Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti
· Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan
printer
· Perangkat lunak (software) atau program : sekumpulan instruksi yang memungkinkan
perangkat keras untuk dapat memproses data
· Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan
pembangkitan keluaran yang dikehendaki
· Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi,
pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi
· Basis data (database) : sekumpulan table ,hubungan dan lain-lain yang berkaitan
dengan penyimpan data.
· Jaringan komputer dan komunikasi data : sistem penghubung yang memungkinkan
sesumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Sistem informasi perusahaan (Enterprise Information System) adalah suatu sistem berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas akuntansistandar bagi semua unit organisasi secara
terintegrasi dan terkoordinasi.
�� System pengolahan transaksi (1960-an)
Berkaitan dengan pencatatan dan penghitungan segala tindakan perusahaan yang menghasilkan
banyak tugas administrative.
�� Sistem informasi manajemen (SIM)
Para manajer tidak puas hanya dengan menghitung apa yang telah terjadi dalam bisnis,
mereka ingin mengendalikan operasi dan merencanakan masa depan.
�� System perncanaan kebutuhan material (material requirements planning-MRP)
Pertama kali dikembangkan di area manufaktur untuk mengatasi masalah pengendalian
persediaan yang rumit.
�� Sistem MRP II (manufacturing resource planning)
Merupakan kelanjutan alamiah dari MRP. MRP II adalah label yang diberikan pada system
informasi yang mencakup material dari pemasok, melalui proses manufaktur, hingga ke pelanggan dalam bentuk barang jadi.
�� System perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP)
Seluruh informasi mengenai berbagai proses di dalam batas perusahaan dikosolodasi.
�� Perangkat lunak ERP digunakan untuk membangun suatu sistem informasi perusahaan.
�� Sistem perangkat lunak ERP menggantikan system informasi yang ditulis dalam bahas COBOL sekitar dua puluh tahun lalu.perangkat lunak ERP dapat menghadapi Y2K dan meyakinkan organisasi bahwa system informasi yang diganti tidak akan mengalami kesalahan yang disebabkan oleh perubahan tahun dari 1999 menjadi 2000.
• Organisasi memerlukan data yang mencakup berbagai fungsi bisnis, dan sistem informasi perusahaan adalah sarana untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
• Pada tahun 1990-an terjadi sejumlah penggabungan organisasi besar, dan perangkat lunak ERP dapat membantu menyediakan database bersama untuk organisasi-organisasi yang bergabung itu.
�� ERP adalah bisnis berisiko bukan hanya bagi perusahaan-perusahaan yang menerapkan sistem
informasi perusahaan tetapi juga bagi para penjual perangkat lunak ERP itu sendiri.
Kegagalan sistem informasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atau diterapkan tetapi gagal, sehingga organisasi kembali ke sistem informasi yang dahulu. Organisasi dapat meminimalisir kemungkinan kegagalan Enterprise Information System dengan
mengambil langkah-langkah berikut:
�� Mengerti kerumitan organisasi
�� Mengenali proses yang dapat menurun nilainya
bila standardisasi dipaksakan.
�� Mencapai konsensus dalam organisasi sebelum
memutuskan untuk menerapkan sistem
informasi perusahaan
[1] G. Davis and M. Olson, Management Information Systems, 1984, 56.
[2] G.A. Gorry and M.S. Scott, A Framework for Management Information Systems, Sloan
Management Review, 13(1), Fall 1971, 5570.
[3] P.G.W. Keen, MIS Research: Reference Disciplines and A Cummulative Tradition, Proceedings of the First International Conference on Information Systems, E. Mc Lean (ed.), 1980, 918.
[4] J. Fedorowitz, Are There Barbarian at the Gates of Information Systems?, Panel 9 at International Conference on Information Systems, 1996.
[5] G. Davis, Information Systems Conceptual Foundations: Looking Backward and Forward,
Organizational and Social Perpectives on Information Technology, R.L. Baskerville et. al. (eds), 2000, 6182.
[6] W. J. Orlikowski and C.S. Iacono, Research Commentary: Desperately Seeking the ''IT'' in IT
Research A Call to Theorizing the IT Artifact.
[7] I. Benbasat and R.W. Zmud, The Identity Crisis Within The IS Discipline: Defining and Communicating The Discipline Core Properties, MIS Quarterly, 27(2), June 2003, 183194.
[8] R.M. SamikIbrahim, M3: Potensi Masalah Dari Dunia Ketiga, 2002, per 17 Nov , http://rms46.vLSM.org/1/43.html
[9] N. Bruell, Exporting Software from Indonesia, EJISDC, 2003, 13(7), 19.
[10] R.L. Baskerville and M. D. Myers, Information Sistems as A Reference Discipline, MIS Quarterly, 26(1), March 2002, 114.
[11] A.B. Whinston and X. Geng, Operationalizing the Essential Role of the Information Technology Artifact in Information Systems Research: Gray Area, Pitfalls, and the Importance of Strategic Ambiguity.
[12] K. Lyytinen, ed. al., Making Information Systems Research More Relevant: Academic and Industry Perspectives, Proceedings of the First International Conference on Information Systems, P De, et. al. (ed.), 1999, 574577.
[13]Triggs Teal. 1995. Communicating Design in Visual Communication. London: Basford Ltd.
[14]Michael S Sunggiardi, 2006 Asia dan Perkembangan Teknologi Komunikasi Informasi .
[15]Nasution, Zulkarimein. (2001) Perkembangan Teknologi Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka
[16]Nasution. (1994) Teknologi Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara.
[17]Siagian, Sondang P. (2002). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
[18]Salisbury, David F (1996). Five Technologies for Education Change. New
[19]Jersey: Educational Technology Publications
[20]Sudjana, Nana dan Rivai, Ahmad. (1989) Teknologi Pengajaran. Bandung: Sinar Baru.
Langganan:
Postingan (Atom)
