Managing Corporate Knowledge

Managing Corporate Knowledge...

Pengetahuan manusia dimulai sejak manusia mengenal informasi, kemudian informasi yang didapat selanjutnya diteruskan kepada orang lain melalui komunikasi. Komunikasi berlangsung antara manusia dengan manusia, baik itu komunikasi secara langsung maupun tidak langsung. Kemudian, pengetahuan dan informasi tersebut bergerak dinamis melalui organisasi dalam berbagai cara, tergantung bagaimana organisasi memandangnya. Jika kita melihat situasi saat ini, dimana hal yang pasti adalah ketidakpastian, maka ada satu hal pasti yang akan menjadi sumber utama organisasi untuk mendapatkan keberhasilan jangka panjang dan untuk tetap kompetitif, hal tersebut adalah pengetahuan. Pengetahuan bagi organisasi merupakan modal intelektual yang dapat dibeda–bedakan menurut jenis pengetahuan yang dimiliki seseorang.

Dilihat dari jenisnya, ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan explicit dan pengetahuan tacit. Berikut penjelasannya:
• Tacit
– Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan (misalnya
keahlian seseorang)
– Penting untuk kreatifitas dan inovasi
– Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi
– Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh ahli
• Explisit
– Dapat dikodifikasi/formulasi
– Dikonversikan ke tacit dengan pemahaman dan penyerapan
– Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll

Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, rumus, spesifikasi, dan manual. Pengetahuan tacit sifatnya sangat personal, sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan dan disebarkan kepada orang lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa ExplicitK nowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/ terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh manual, buku, laporan,dokumen, surat, file-file elektronik, dsb. Sedangkan Tacit Knowledge, merupakan bentuk pengetahuan yang masihter simpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya. Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri.

Selain itu, ada pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di
dalam kepala manusia, sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja :
(a) Dengan kegiatan belajar anggota – anggotanya
(b) Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki organisasi itu (Simon, 1991: 126).Sedangkan menurut Moran dan Goshal (1996), pengetahuan diciptakan melalui dua cara, yaitu : penggabungan (kombinasi) dan pertukaran. Dalam situasi di mana pengetahuan dimiliki oleh pihak – pihak yang berbeda, maka pertukaran merupakan prasyarat bagi penggabungan pengetahuan. Modal intelektual pada umumnya diciptakan melalui proses penggabungan pengetahuan dari pihak berbeda, oleh karena itu, modal ini tergantung kepada pertukaran antar pihak yang terlibat. Kadang – kadang pertukaran ini melibatkan perpindahan pengetahuan explicit, baik yang dimiliki secara individual maupun kolektif.

Manajemen pengetahuan bukan perkara yang sederhana, karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi.

Aplikasi teknologi yang memadai dapat memungkinkan teknologi menjadi hak milik yang strategik. Penggunaan teknologi informasi sebagai suatu aset yang strategik dalam mendesign dan mengelola organisasi dapat membuat organisasi lebih responsif, fleksibel dan efisien atau bahkan organisasi dalam posisi ofensif. Namun demikian aplikasi ini tidaklah selalu berhasil. Kesalahan dalam implikasi dan konsep dapat menyebabkan kegagalan dalam mengadopsi teknologi informasi. Masalah yang berkaitan dengan perencanaan dan implementasi teknologi informasi seharusnya mendapatkan perhatian yang serius oleh manajemen, hal ini ditujukan untuk memperoleh informasi dalam waktu singkat. Teknologi informasi adalah “teknologi elektronika yang mampu mendukung percepatan dan meningkatkan kualitas informasi, serta percepatan arus informasi ini tidak mungkin lagi dibatasi oleh ruang dan waktu”. (J.B. Wahyudi, 1990).

Perkembangan teknologi informasi memainkan peranan amat penting dalam perkembangan konsep manajemen pengetahuan. Dalam catatan Beckman (1999, h.1.2), peristiwa penting yang menandai tonggak perkembangan manajemen pengetahuan adalah ketika di tahun 1980 organisasi DEC (Digital Equipment Corporation) dan Universitas Carnagie mellon mengembangkan sistem pakar untuk menetapkan konfigurasi perangkat keras komputer. Sejak itu banyak penelitian yang menuju pada pemanfaatan teknologi untuk memanfaatkan pengetahuan yang tersimpan di kepala manusia. Namun baru enam tahun kemudian istilah “manajemen pengetahuan” diperkenalkan secara formal oleh Dr. Karl Wiig dalam sebuah pidatonya di konferensi ILO (badan buruh PBB). Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam penerapan manajemen pengetahuan dapat didukung dengan teknologi informasi. Oleh karena itu, komponen selanjutnya dalam penerapan manajemen pengetahuan ini adalah teknologi; dalam hal ini berkaitan dengan pemanfaatan Teknologi Informasi (TI). Istilah Teknologi Informasi merupakan gabungan dua istilah dasar yaitu teknologi dan informasi. Teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu, sinonim dengan ilmu terapan. Bila kita dengan mudah dapat menemukan batasan teknologi, tidaklah demikian halnya dengan batasan informasi. Hampir dapat dipastikan bahwa hampir semua kamus memberikan batasan yang berbeda tentang informasi. Oleh karena itu, secara umum informasi merupakan sesuatu arti yang diungkapkan oleh manusia atau oleh ekstrak dari fakta dan sama dengan cara konvensi yang diketahui dari representasi yang digunakan. Teknologi tidak saja terbatas pada perangkat keras (alat) dan perangkat lunak (program), tetapi juga mengikutsertakan manusia serta tujuan yang ditentukan, nilai yang digunakan untuk membuat pilihan pelaksanaan, dan criteria penilaian yang digunakan untuk memutuskan apakah manusia mengendalikan teknologi dan diperkaya oleh teknologi atau tidak. Yang termasuk teknologi informasi adalah antara lain (1) telekomunikasi, (2) sistem komunikasi optik, (3) sistem pita-video dan cakram video, (4) komputer, termasuk visi komputer, lingkungan data dan sistem pakar, (5) mikrobentuk, (6) komunikasi suara dengan bantuan komputer, (7) jaringan kerja data, (8) surat elektronik, dan (videoteks dan teleteks).

Keberadaan teknologi informasi mampu menawarkan berbagai metode, antara lain :
1. Metode dan perkakas untuk merekam pengetahuan termasuk komputer, media simpan seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Pengakalan data teks lengkap memungkinkan pemakai menelusuri direktori, ensiklopedia, data statistik, dan keuangan yang terbacakan mesin. Ini semua dipermudah dengan tersedianya media simpan optik.
2. Metode menyimpan cantuman (record) mengenai berbagai kegiatan termasuk perangkat keras komputer seperti media simpan, yang dilengkapi perangkat lunak untuk merancang bangun, menciptakan, dan menyunting pangkalan data, spreadsheet, dan perangkat lunak sejenis.
3. Metode untuk mengindeks dokumen dan informasi termasuk berbagai teknik pembuatan indeks berbantuan komputer serta berkas (files) khusus untuk memudahkan temu balik dokumen berdasarkan istilah atau kondisi istilah dalam berkas.
4. Metode mengkomunikasikan pengetahuan termasuk : (a) sistem pos elektronik untuk transmisi teks memo dan surat dokumen ; (b) system transmisi faksimili (facsimile) untuk transmisi dokumen jarak jauh berdasarkan prinsip fotokopi. Ini sama saja dengan fotokopi jarak jauh ; (c) majalah elektronik sebagai sarana komunikasi kegiatan dan hasil penelitian ; (d) telekonferensi artinya pertemuan jarak jauh, masing-masing peserta berada di berbagai tempat, saling berkomunikasi serta terlihat wajah masing-masing ; dan (e) jaringan komunikasi data untuk mengkomunikasikan data dalam bentuk terbacakan mesin.

Berikut ini dijelaskan lima meta-komponen dari framework teknologi Knowledge Management. Fungsi dari masing-masing komponen tersebut adalah:
• Knowledge Flow: komponen ini memfasilitasi aliran pengetahuan di dalam KMS.
• Information Mapping: komponen ini membuat link dan peta dari informasi yang kemungkinan nanti akan dikonversikan menjadi pengetahuan untuk dimanfaatkan oleh seluruh organisasi.
• Information Sources: sumber data yang memasok data dan informasi ke dalam KMS.
• Information and Knowledge Exchange: perangkat dan fasilitator nonteknologi yang memungkinkan pertukaran informasi antara sumbersumber tacit dan eksplisit, membantu membuat dan menyebarkan konteks, dan memfasilitasi sensemaking (kemampuan untuk memahami informasi dan pengetahuan sesuai dengan konteksnya).
• Intelligent Agent and Network Mining: perangkat penggalian, linking, dan pengambilan pengetahuan, yang memfasilitasi penemuan pengetahuan menggunakan intelligent agents dan pattern mining tools.

Penerapan manajemen pengetahuan hanya akan memberikan dampak positif bila terintegrasi sepenuhnya antara aspek teknologi dengan aspek social dan organsiasi (O Leary et al., 2001). Teknologi informasi merupakan sesuatu yang penting untuk kesuksesan, tetapi bukan yang paling penting. Tanpa organisasi dan pengelolaan sumber daya maka TI tidak akan sukses. Pendekatan
yang perlu dilakukan di samping pendekatan disain teknis adalah:
• Menciptakan perasaan membutuhkan komputerisasi
• Membuat dukungan yang dibutuhkan untuk proyek hingga operasi dapat berjalan dengan memuaskan
• Memonitor perkembangan proyek dan menjawab tantangan yang menghambat perubahan proses atau system.
• Mengembangkan komitmen pengguna pada sistem.

Referensi:
1.Basuki, Sulistyo. 1995 . Pidato pengukuhan guru besar. Jakarta : UI
2.Becker, B., & Gerhart, B. (1996). The Impact of Human Resource
Management on Organizational Performance: Progress and Prospects.
Academy of Management Journal, 39(4), 779-801.
3.Drucker, P.F. 1988. “The Coming of The New Organization.” Harvard
Business Review, January-February: 45-53.
4.Farrel, C. and Song, J.H. 1988. Strategic Uses of Information Technology. SAM
Advance Management Journal. Winter: 10-16.
5.France Bouthillier and Kathleen Shearer, 2002. “Understanding knowledge
management and information management: the need for an empirical
perspective”. Information Research, Vol. 8 No. 1, October 2002.
6.Handayani. 1994. The Effect of Advanced Information Technology on
Organization and Strategic Aplication. Jurnal Akuntansi & Manajemen.
April: 30-35.
7.Honeycutt, Jerry. 2000. Knowledge Management Strategies : Strategi
Manajemen Pengetahuan. Jakarta : PT. Alex Media Komputindo.
8.Indriantoro, Nur. 1996. Transformasi Organisasi Dengan Teknologi Informasi
Sebagai Enabler. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia. September: 77-90.
9.Jashapara, A. (2003).Cognition,culture and competition: an empirical test
of the learning organization.The Learning Oganization,10(1),31- 50
10.Jones, Graham & Terry McNamara. 1988. Information Technology and the New
Accounting. Mc Graw-Hill Book Company, UK.
11.Koswara, E. 1998. Dinamika Informasi Dalam Era Global. Bandung :
Remaja Rosdakarya.
12.Massey, C., & Walker, R. (1999). Aiming for organizational learning:
consultants as agents of change. The Learning Organization, 6(1), 38-44.
13.McEvily, S.K., Das, S., & Mccabe, K. (2000). Avoiding Competence
Substitution Through Knowledge Sharing. Academy of Management Review,
25(2): 294-311.
14.McFarlan, F.W. 1990. The 1990’s: The Information Decade. Business Quarterly.
Summer.
15.McLeod, Raymond, Jr. 1995. Management Information Systems. Prentice-Hall
16.Pendit, Putu Laxman. 2001. Knowledge Management : The New World of
Information Profesionalism. Jakarta
17.Pennings, J.M., Barkema, H., & Douma, S. (1994). Organizational Learning and
Diversification. Academy of Management Journal, 37(3), 608- 640.
18.Rockart, J.F., 1988. The Line Takes the Leadership IS Management in a Wired
Society, Sloan Management Review, Summer, hal. 57-64.
19.Rossetti, D.K, and DeZoort,F.A. 1989. Organizational Adaptation to Technology
Innovation. SAM Advanced Management Journal. Autum: 29-35.
20.Schulz, M. (2001). The Uncertain Relevance of Newness: Organizational
Learning and Knowledge Flows. Academy of Management Journal, 44(4), 661-681.
21.Simonin, B.L. (1997). The Importance of Collaborative Know-How: An Empirical Test of The Learning Organization. Academy of Management Journal, 40(5), 1150-1174.